Praca w delegacji - o co powinien zadbać pracodawca?

Planowanie delegacji

Podstawę prawidłowo zorganizowanej delegacji stanowi umiejętne planowanie, w ramach którego trzeba przede wszystkim dokładnie określić cel wyjazdu. Pracownik odsyłany na delegację musi otrzymać wykaz swoich obowiązków, a także informacje o najważniejszych terminach. Dotyczy to zarówno godzin wyjazdu i dojazdu na miejsce, jak i tych przeznaczonych na odbycie szkolenia, konferencji czy spotkania z klientem. Aby delegacja była udana, pracownikowi trzeba też dostarczyć wszystkie niezbędne dokumenty oraz wyposażyć go w rzeczy odpowiednie dla charakteru podróży - tablet, laptop czy telefon nie tylko zapewnią swobodę kontaktu, ale też umożliwią pracę poza biurem. Delegowana osoba musi również otrzymać konkretne zadania, takie jak przygotowanie sprawozdania ze spotkań czy raportu efektów pracy. Pracownik powinien być ponadto poinformowany o sposobie, w jaki będzie finansowana podróż czy hotel pracowniczy.

Bezpieczeństwo pracownika

Osoba wysyłana na delegację musi być świadom zagrożeń, jakie mogą wystąpić podczas podróży i pobytu. Praca w takiej formie często odbywa się w miejscach publicznych, czyli na salach wykładowych i konferencyjnych, dworcach i lotniskach czy też w restauracjach, kawiarniach i holach hotelowych. Pracownik musi przeglądać dokumenty, odbierać służbowe maila czy wykonywać swoje obowiązki na laptopie, co znacząco zwiększa ryzyko kradzieży danych i przechwycenia poufnych informacji. Aby tego uniknąć, pracodawca powinien zorganizować odpowiednie szkolenia oraz uczulić osoby zatrudnione na potencjalne niebezpieczeństwo. Pracownik przebywający w delegacji jest natomiast zobowiązany do prowadzenia dokumentacji - i to już od momentu wyrażenia zgody na podróż. Na początkowym etapie należy wypełnić odpowiedni druk delegacyjny, a w czasie wyjazdu zachowywać wszystkie dokumenty pozwalające na prawidłowe rozliczenie poniesionych kosztów po powrocie.

Transport i nocleg

Pracodawca delegujący pracowników musi zadbać o kwestie związane z transportem, a także zapewnić odpowiednie noclegi pracownicze. Delegowani mogą korzystać z komunikacji własnej lub zbiorowej. Pracodawca powinien odpowiednio wcześnie przeanalizować dostępne możliwości, aby pozwolić podwładnym na utrzymanie mobilności. Pracownik ma prawo do zaliczki na pokrycie kosztów komunikacyjnych. Na czas pobytu trzeba też zorganizować miejsca noclegowe, do czego bardzo dobrze nadają się kwatery pracownicze. Na terenie Trójmiasta nowocześnie wyposażone mieszkania dla pracowników oferuje firma Work Hostels. Pokoje pracownicze powinny znajdować się w obiekcie, który pozwoli na łatwe dotarcie do strategicznych punktów - np. oddziału firmy w danym mieście czy też miejsca spotkania z klientem. Warto odpowiednio wcześniej sprawdzić warunki mieszkaniowe. Noclegi pracownicze muszą zapewniać delegowanym komfortowe warunki zarówno do pracy, jak i odpoczynku po spełnieniu obowiązków.

Rozliczenie kosztów delegacji

Pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów ponoszonych z tytułu zarówno transportu, jak i noclegu. Delegacja nierzadko trwa nawet kilka dni, a w wielu sytuacjach trzeba ją dodatkowo przedłużyć. Zwrot kosztów jest możliwy jedynie wówczas, gdy pracownik dysponuje rachunkami dokumentującymi realizowane płatności. W przypadku ich braku, osobie zatrudnionej może przysługiwać ryczałtowy zwrot kosztów. Pracownik powinien też otrzymać wsparcie finansowe na wyżywienie, zgodne z ilością godzin odpowiadających podróży. Nie przysługuje ono jednak osobom, które podczas delegacji miały zapewnione posiłki.