Rodzaje dokumentów magazynowych i ich wpływ na zarządzanie łańcuchem dostaw

Codziennie w praktycznie każdym magazynie codziennie odbywają się setki, jeśli nie tysiące różnorodnych procesów magazynowych, ściśle powiązanych z przepływem towarów, realizowanych przez wiele różnych osób. Poziom skomplikowania tych procesów bardzo często jest wysoki i łatwo w nim o pomyłkę - do magazynów trafiają różne towary od różnych nadawców i analogicznie: opuszcza go wiele produktów, mających trafić do zróżnicowanej grupy odbiorców.

Tak wysoką złożoność procesów trudno wyobrazić sobie bez wykorzystania dokumentów magazynowych. Ich głównym celem jest rejestrowanie przepływu towarów przez magazyn i śledzenie każdego etapu ich przemieszczania się - od przyjęcia z zewnątrz aż do wydania ich klientowi.

Dokumenty magazynowe mają bardzo istotne znaczenie na kilku różnych poziomach:

• kontrolnym, ponieważ mogą służyć do zapobiegania kradzieżom lub nadużyciom lub ich wykrywania
• księgowym, ponieważ dokumenty magazynowe mogą stanowić podstawę do księgowania przychodów i kosztów
• informacyjnym, ponieważ dokumenty mogą być wykorzystywane do zbierania informacji o stanach magazynowych
• dowodowym, ponieważ mogą być one wykorzystane do udowodnienia wykonania określonych czynności lub ich zaniechania

Rodzaje dokumentów magazynowych

Duża ilość procesów magazynowych oznacza, że istnieje wiele różnych dokumentów magazynowych. Każdy z nich jest zorientowany na określony cel. Te najważniejsze można zredukować do trzech grup:

• przychodowe, związane z towarami trafiającymi do magazynu
• rozchodowe, wystawiane w momencie wydania towaru z magazynu (niezależnie od celu wydania)
• przesunięcie międzymagazynowe, czyli przemieszczenie towarów między magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa.

Najważniejsze dokumenty magazynowe

WZ

Popularna „wuzetka” jest wystawiana po zatwierdzeniu wydania towarów z magazynu.

PZ

Dokument potwierdzający przychód wszelkich przyjętych towarów z zewnątrz do magazynu.

PW

Dokument rejestrujący dokonanie przychodu w obrębie magazynu - np. w strefie konfekcjonowania.

Wyniki kontroli dostawy

To swoisty protokół potwierdzający wyniki kontroli wejściowej i dokumentujący ewentualne rozbieżności między wynikami tej kontroli a zawiadomieniem o wysyłce towaru.

Arkusz inwentaryzacyjny

Arkusz inwentaryzacyjny to dokument rejestrujący i zatwierdzający rezultaty inwentaryzacji. Co ciekawe, może być zarówno dokumentem przychodowym, jak i rozchodowym; klasyfikacja dokumentu jest powiązana z wynikiem inwentaryzacji.

RW

RW, czyli rozchód wewnętrzny to dokument potwierdzający wydanie produktu w strefie konfekcjonowania.

Zwrot wewnętrzny

Taki dokument magazynowy potwierdza proces wycofania towaru z wyjazdu - innymi słowy rejestruje, że skompletowane i przygotowane do wysyłki towary nie zostały wydane i wróciły na magazyn.

Braki i nadwyżki

W codziennym funkcjonowaniu magazynu nie może - nomen omen - zabraknąć dokumentu, który rejestruje ewentualne braki magazynowe. Podobnie jest w przypadku nadwyżek - one również powinny być dokumentowane.

Listy załadunkowe

To dokumentacja jednostek wysyłkowych załadowanych na samochody. Jest wystawiana po zatwierdzeniu załadunku samochodu.

Obieg dokumentów magazynowych

Każdy dokument magazynowy musi przejść przez określony obieg, aby zapewnić prawidłowy przepływ towarów i informacji. Obieg ten obejmuje kilka etapów, takich jak wygenerowanie dokumentów, ich autoryzowanie przez upoważnione osoby, realizację dokumentu (czyli wykonanie procesu opisanego w dokumencie), księgowanie w systemie finansowym i wreszcie - archiwizowanie, czyli przechowywanie dokumentów w bezpiecznym miejscu.

Wpływ dokumentów magazynowych na zarządzanie łańcuchem dostaw

Dokumentacja magazynowa odgrywa kluczową rolę w efektywnym zarządzaniu łańcuchem dostaw. Po pierwsze, pozwala ona na poprawę widoczności zapasów i ułatwia śledzenie stanu zapasów w czasie rzeczywistym. Pomaga również w podejmowaniu trafnych decyzji zarządczych i zakupowych. Dokumentacja magazynowa zapewnia przejrzystość łańcucha dostaw, pozwalając identyfikować potencjalne problemy i działania korygujące.

Po drugie, dokumentacja magazynowa może być zintegrowana z systemami informatycznymi do zarządzania zamówieniami, a tym samym - proces zamawiania towarów może być zautomatyzowany i ułatwiony. Co więcej, obieg dokumentów zapobiega też kosztownym błędom w procesie magazynowania - co z kolei ogranicza straty i poprawia efektywność magazynu.

Dokumentacja magazynowa ma też duże znaczenie dla kompletacji zamówień - porządkuje cały ten proces poprzez organizację list kompletacyjnych i informacje na temat lokacji i stanu produktów w magazynie. W tym samym wprowadza do niego organizację i kontrolę, co przekłada się na bezpieczeństwo, zgodność i wydajność całego procesu kompletacji. Sprawniejsza kompletacja to z kolei szybszy czas realizacji zamówień, a co za tym idzie, wyższa satysfakcja i zaufanie ze strony klientów.

Wykorzystanie systemów informatycznych do zarządzania dokumentami magazynowymi

Mówiąc o obiegu dokumentów magazynowych trudno nie wspomnieć o roli narzędzia, jakim jest system WMS (Warehouse Management System). Taki magazynowy system informatyczny, oprócz śledzenia i kontrolowania przepływu towarów i przebiegu procesów magazynowych, z powodzeniem może automatyzować wiele zadań związanych z dokumentacją magazynową. Pozwalają one m.in. na generowanie i drukowanie dokumentów magazynowych, identyfikację i śledzenie towarów za pomocą skanowania kodów kreskowych czy wreszcie: integrować się z systemami klasy ERP, co wspomaga wymianę danych między magazynem a innymi jednostkami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie (np. z marketingiem, księgowością czy innymi działami). Warto też podkreślić, że wykorzystanie systemu WMS może niemal całkowicie zdigitalizować obieg dokumentów i ograniczyć wykorzystanie klasycznych, papierowych dokumentów do absolutnego minimum.

Podsumowanie

Dokumentacja magazynowa jest niezbędnym elementem efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw. Dokładna i rzetelna dokumentacja pozwala na poprawę widoczności zapasów, usprawnienie procesów magazynowych, redukcję błędów i strat, a także na lepszą kontrolę nad całym procesem kompletacji i wysyłki zamówień.